Рекламный тур в туризме: служебная командировка, оформление и учет расходов в Беларуси

Среди туристических компаний распространено понятие «рекламный тур».

В туристической практике рекламный (информационный) тур – это рабочая поездка специалистов сферы туризма (турагентов, менеджеров, специалистов по туризму, представителей туроператоров), направленная на:

• изучение туристического продукта (направления, отели, сервис);

• оценку качества услуг и инфраструктуры;

• установление и поддержание деловых контактов с партнерами;

• повышение качества последующих продаж и консультаций клиентов.

По своей сути рекламный тур не является отдыхом, а представляет собой форму профессиональной деятельности.
Вместе с тем, сам термин «рекламный тур» и его определение законодательство Республики Беларусь не содержит.

Согласно Трудовому кодексу Республики Беларусь, служебная командировка – это поездка работника:

• в другую местность;

• по поручению нанимателя;

• для выполнения служебного задания.

Ключевым юридическим критерием является служебная цель, а не формат или название поездки.

Рекламный тур может быть признан служебной командировкой, если:

• поездка осуществляется по инициативе и поручению работодателя;

• цель поездки прямо связана с трудовыми обязанностями работника;

• результат поездки предполагает практическое использование в деятельности организации.

Само по себе название «рекламный тур» не препятствует признанию поездки командировкой. Решающее значение имеет содержание и документальное оформление.

Для служебной командировки необходимо:

1. Приказ (распоряжение) о направлении в командировку с четкой формулировкой служебной цели (изучение туристического продукта, анализ условий сотрудничества и т.п.).

2. Служебное задание с перечнем профессиональных задач и ожидаемых результатов.

3. Подтверждение выполнения задания. Отчет работника по итогам поездки (изученные объекты, выводы, предложения).

4. При заключении договора с туроператором на участие в рекламном туре следует иметь в виду, что исполнитель должен заключать договор в соответствии с типовой формой, при этом заказчиком должно быть юридическое лицо, направляющее своего сотрудника в командировку, а в договоре должна быть указана стоимость каждого вида услуги, включенного в договор.

Такой комплект документов призван подтвердить, что поездка носила служебный, а не личный характер.

Учет расходов и отнесение их на затраты

При правильном оформлении служебной командировки расходы на проезд, проживание и иные связанные траты при наличии первичных документов могут быть отнесены на затраты организации в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Отсутствие служебной цели, задания или отчета создает риск признания поездки личной.

На практике встречаются ситуации, когда в документах, оформляемых на поездку, упоминается отдых, а выполнение служебных функций сводится, условно, к одному–двум дням осмотра отдельных объектов туристической инфраструктуры и отельной базы.

Подобный подход не соответствует правовой природе служебной командировки, поскольку в таком случае служебная составляющая носит формальный и второстепенный характер. Преобладание рекреационной цели над выполнением служебного задания придает поездке признаки личной (частной) поездки работника, а не командировки по поручению нанимателя.

В результате такая поездка может быть переквалифицирована контролирующими органами как поездка в личных интересах работника, что исключает возможность признания связанных с ней расходов командировочными и их отнесения на затраты организации.

Обратите внимание!

В соответствии с совместным письмом Минфина, МНС, Минтруда и социальной защиты от 7 июня 2019 года для отнесения командировочных расходов в состав затрат, учитываемых при налогообложении, необходимо, чтобы в акте выполненных работ, счете или ином документе, выставляемом исполнителем, содержалась расшифровка по видам расходов в их стоимостном выражении.

Кроме того, необходимо наличие всех сопутствующих сделке первичных учетных документов (заверенных копий), подтверждающих произведенные расходы исполнителем (оплата проезда к месту служебной командировки и обратно, найма жилого помещения и других расходов, связанных с организацией поездки).

В случае, если в акте выполненных работ, выставленном исполнителем, указана лишь стоимость услуг (вознаграждение) исполнителя и отсутствует детальная расшифровка оказанных услуг, такие расходы не могут быть включены в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, так как не представляется возможным установить связь произведенных затрат с производственной деятельностью организации.

Упомянутое письмо имеется среди материалов РАТА для вашего внимания.

Таким образом, рекламный тур в туристической деятельности по своей экономической и профессиональной сути может являться формой служебной командировки, однако ключевое значение имеет не название поездки, а ее реальное содержание и документальное оформление.

Исходя из этого, при направлении работников туристических организаций в рекламные туры особое внимание должно уделяться юридически корректной формулировке цели поездки, содержанию служебного задания и документальному подтверждению результатов, что позволяет обеспечить соответствие требованиям законодательства Республики Беларусь и минимизировать правовые и налоговые риски.

Рекомендуем также ознакомиться с ранее опубликованным материалом РАТА:
«Информация о деловом туризме» — https://rata.by/materials/informatsiya-o-delovom-turizme